Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher — und wer wofür zuständig ist

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Kontodaten (Registrierung, Abrechnung, Support) ist der im Impressum genannte Betreiber.

Für die Inhalte, die du einstellst (Immobilien, Mieter, Finanzen, Dokumente u. a.) bist du der Verantwortliche — wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Deinen Mietern gegenüber bist du für die Datenschutzinformation verantwortlich; im Mieterportal stellen wir dir dafür eine Muster-Information bereit.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), optional Zwei-Faktor-Secret (verschlüsselt)
Nutzungsdaten: Von dir erfasste Immobilien, Finanzen, Kredite, Bauteile, Mieter, Dokumente, Kontakte, Aufgaben
Abrechnungsdaten: Tarif, Rechnungen, Zahlungsstatus
Technische Daten: Server-Logs (14 Tage), Session-Cookies (technisch notwendig)

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Abrechnung (lit. b, c DSGVO) und zur Verbesserung des Dienstes (lit. f DSGVO — unsere Produkt-Statistik läuft komplett auf eigenen Servern, ohne Drittdienste).

4. KI-Funktionen (wichtig)

Hausgeist verarbeitet per KI ausschließlich Daten aus Bereichen, die du ausdrücklich freigegeben hast (Opt-in, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

Du steuerst pro Modul (Immobilien, Finanzen, Kredite, Bauteile, Erinnerungen, Dokumente, Kontakte), ob und in welchem Umfang die KI Daten sehen darf („keine Freigabe", „nur Summen", „vollständig").
Du kannst die KI jederzeit vollständig deaktivieren – die Plattform funktioniert dann ohne jede KI-Nutzung.
Dateiinhalte verarbeitet die KI nur, wenn du es ausdrücklich auslöst — bei der Beleganalyse oder wenn du eine Frage zu einem geöffneten Dokument stellst (jeweils Modul „Dokumente" auf Stufe „vollständig") — und auch dann nur das jeweilige, von dir gewählte Dokument, niemals automatisch deine ganze Ablage. Kreditgeber und Vertragsdetails bleiben der KI grundsätzlich verborgen. Mieterdaten werden nicht in den KI-Kontext aufgenommen.
Für die KI-Verarbeitung setzen wir Amazon Web Services / AWS Bedrock ein (Claude-Modelle über die AWS-Bedrock-Runtime). Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt (Region Frankfurt am Main) — deine Anfragen verlassen die EU nicht. AWS verwendet deine Inhalte nicht zum Training der Modelle und speichert keine Prompts oder Antworten. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AWS Data Processing Terms). Sollten wir den eingesetzten KI-Anbieter künftig wechseln, aktualisieren wir diese Erklärung entsprechend.
Jede KI-Nutzung wird für dich einsehbar protokolliert (unter „Mein Tarif").

5. Wer verarbeitet Daten noch? (Dienstleister)

Dienstleister	Zweck	Ort
Hetzner Online GmbH	Hosting von Anwendung und Datenbank	Deutschland
Amazon Web Services EMEA SARL (AWS Bedrock, AWS SES)	KI-Verarbeitung (nur bei deiner Freigabe) sowie Versand von Transaktions-E-Mails (Verifizierung, Rechnungen, Erinnerungen)	EU (Frankfurt)
Mollie B.V., Amsterdam	Zahlungsabwicklung — siehe Ziffer 6	Niederlande
Google Workspace (Google Ireland Ltd.)	Ausweich-Versand (Backup) von Transaktions-E-Mails	EU

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungs- bzw. Datenschutzvereinbarungen. Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nicht statt. Zum Schutz der Zustellbarkeit speichern wir den Zustellstatus deiner E-Mail-Adresse (z. B. „unzustellbar" oder „Beschwerde") und versenden keine weiteren E-Mails an solche Adressen, bis die Adresse korrigiert wird — Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an funktionierender Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Zahlungsabwicklung (Mollie)

Bezahlte Tarife wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Dabei übermitteln wir die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag, gewählte Zahlungsart) an Mollie. Bei wiederkehrenden Zahlungen (Abo-Verlängerungen) speichert Mollie ein Zahlungsmandat (z. B. SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal), damit fällige Beträge zum jeweiligen Fälligkeitstag automatisch eingezogen werden können; Lastschriften kündigen wir vorab in der Rechnungs-E-Mail an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Details zur Datenverarbeitung durch Mollie findest du in der Datenschutzerklärung von Mollie: https://www.mollie.com/de/privacy

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen — Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG), Nachweise über deine Zustimmung zu Vertragstexten 3 Jahre nach Vertragsende. Support-Tickets löschen wir 12 Monate nach Abschluss, Server-Logs nach 14 Tagen.

8. Deine Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (für uns: die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, ldi.nrw.de). Datenexport (CSV/PDF) und Kontolöschung kannst du jederzeit selbst im Produkt ausführen.

9. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session, Sicherheit). Ein Consent-Banner ist daher nicht erforderlich.

Partner-Programm (Empfehlungslinks): Wenn du über einen Empfehlungslink eines Partners (Format /r/CODE) auf unsere Seite kommst, setzen wir ein First-Party-Cookie (hg_ref, 30 Tage), um die Registrierung dem Partner zuordnen zu können. Dabei werden Klicks anonymisiert gespeichert (IP-Adresse nur als nicht rückrechenbarer Hash, keine Drittdienste). Ohne Registrierung verfällt das Cookie; mit Registrierung wird es gelöscht, sobald die Zuordnung steht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abrechnung unserer Partner) — du kannst dem widersprechen, indem du solche Links nicht nutzt oder Cookies löschst.