Deine Mieter regeln es selbst. Jeder sieht nur seins.

Was Mieter im Portal können

• Vorgänge melden. Der tropfende Wasserhahn landet als Vorgang mit Datum und Verlauf, nicht als Sprachnachricht um 22 Uhr. Rückfragen laufen als Nachrichtenwechsel im selben Vorgang — beide Seiten sehen später, was wann besprochen wurde.
• Zählerstände eintragen. Du forderst die Ablesung an, der Mieter trägt den Stand selbst ein. Kein Termin, kein Zettel, keine Übertragungsfehler.
• Dokumente einsehen. Mietvertrag, Hausordnung, letzte Abrechnung — aber nur das, was du diesem Mieter ausdrücklich freigegeben hast.
• Schwarzes Brett lesen. Ankündigungen an alle Parteien: Handwerkertermin, Wasserabstellung, Reinigungsplan.

Wie der Zugang funktioniert

Du lädst den Mieter per E-Mail ein, er bekommt einen persönlichen Zugangslink und meldet sich damit an. Kein selbst ausgedachtes Passwort, das auf einem Zettel landet — aber sehr wohl eine Anmeldung: Die Sitzung ist an genau diesen Mieter gebunden, und jeder sieht ausschließlich seine eigenen Vorgänge, Dokumente und Zähler.

• Eine neue Einladung entwertet alle vorher ausgegebenen Links.
• Ziehst du den Zugang zurück, wirkt das sofort — auch für eine bereits offene Sitzung.
• Zieht ein Mieter aus oder löschst du die Immobilie, wird der Zugang mit geschlossen.
• Das Portal hat eine eigene Datenschutzseite, auf der der Mieter sieht, was dort über ihn liegt.

Zum Portal geht es über die Mieteranmeldung — die Adresse können deine Mieter sich merken, wenn sie die Einladungsmail nicht mehr finden.

Was auf deiner Seite läuft

Das Portal ist nur die Vorderseite. Dahinter liegt die Vermietung als Ganzes: Mieter mit Vertragsdaten und Kaution, Mieteingänge mit Soll-Ist-Abgleich, offene Posten samt Mahnstufe, die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüssel, und der Steuer-Export für die Anlage V am Jahresende. Briefe an Mieter erzeugt Hausgeist als PDF mit den hinterlegten Adressdaten.

Und wenn du nicht vermietest?

Dann schaltest du diesen Bereich aus und siehst ihn nicht wieder. Hausgeist ist zuerst Software für das eigene Haus — Wartung, Unterlagen, Kosten, Übergabe. Die Vermietung läuft mit, wenn du sie brauchst, und stört nicht, wenn nicht.