Nebenkostenabrechnung: die Frist, nach der dein Geld weg ist

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es einen Fehler, der teurer ist als alle formalen Mängel zusammen: die Frist zu verpassen. Sie ist hart, sie ist kurz, und sie kennt nur wenige Ausnahmen.

Die Zwölf-Monats-Frist

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für ein Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum heißt das: Die Abrechnung für 2026 muss bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein.

Danach passiert Folgendes:

• Nachforderungen sind ausgeschlossen. Nicht gemindert, nicht erschwert — ausgeschlossen. Wenn 800 € nachzuzahlen wären, bekommst du sie nicht mehr.
• Guthaben musst du trotzdem auszahlen. Die Frist schützt den Mieter, nicht dich. Eine verspätete Abrechnung mit Guthaben bleibt für dich verbindlich.

Es gibt eine Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Die Rechtsprechung legt das eng aus. Eine verspätete Abrechnung des Versorgers kann darunter fallen — dass die Hausverwaltung nicht hinterherkam, du im Urlaub warst oder Belege gesucht werden mussten, nicht.

Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben. Wer am 30. Dezember in den Briefkasten wirft, sollte das belegen können.

Umgekehrt läuft für den Mieter ebenfalls eine Uhr: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben, sonst ist er damit ausgeschlossen.

Was du überhaupt umlegen darfst

Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: Die Kostenart muss in der Betriebskostenverordnung stehen und die Umlage muss im Mietvertrag vereinbart sein. Fehlt die Vereinbarung, ist die Miete eine Inklusivmiete — dann hilft auch die schönste Abrechnung nicht.

Umlagefähig sind unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes, Hauswart, Antenne oder Kabel.

Nicht umlagefähig — und die häufigste Fehlerquelle:

• Reparaturen und Instandhaltung. Der neue Thermostatkopf, die Dachrinnenreparatur, die Ausbesserung am Putz: alles deine Sache. Ein Wartungsvertrag ist umlagefähig, die Reparatur im selben Vertrag nicht — Positionen, die beides mischen, müssen getrennt werden.
• Verwaltungskosten. Kontoführung, Porto, Hausverwaltervergütung, deine eigene Arbeit.
• Rücklagen und Mietausfallwagnis.
• Der Leerstandsanteil. Steht eine Wohnung leer, trägst du deren Anteil.

Über allem steht das Wirtschaftlichkeitsgebot: Du darfst nicht beliebig teuer einkaufen und die Rechnung weiterreichen.

Der Verteilerschlüssel

Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt. Vereinbart werden können auch Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch — nur muss der Schlüssel dann auch durchgehalten und in der Abrechnung genannt werden.

Eine Sonderrolle spielen Heizung und Warmwasser: Hier schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass ein wesentlicher Teil verbrauchsabhängig abgerechnet wird; der Rest läuft über die Fläche. Wer stattdessen pauschal nach Quadratmetern abrechnet, riskiert, dass der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzt — ein Recht, das ihm die Verordnung ausdrücklich gibt.

Seit einigen Jahren kommt bei fernablesbaren Zählern eine unterjährige Verbrauchsinformation hinzu. Bleibt sie aus, ist eine weitere Kürzung möglich.

Was formal drinstehen muss

Der Bundesgerichtshof verlangt vier Bestandteile. Fehlt einer, ist die Abrechnung formell unwirksam — und damit so gut wie nicht abgegeben:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
2. Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
3. Berechnung des Anteils des Mieters
4. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Alles muss für einen durchschnittlichen Mieter ohne besondere Kenntnisse nachvollziehbar sein. Belege gehören nicht beigelegt — der Mieter hat aber ein Einsichtsrecht in die Originalbelege und darf davon Gebrauch machen, bevor er zahlt.

Vorauszahlungen anpassen

Nach einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung darfst du die monatlichen Vorauszahlungen für die Zukunft anpassen — auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs, nicht auf Verdacht. Das ist der stille Nutzen einer pünktlichen Abrechnung: Wer sie schleifen lässt, schleppt zu niedrige Vorauszahlungen jahrelang mit und finanziert die Nebenkosten seiner Mieter vor.

Die fünf häufigsten Angriffspunkte

1. Zu spät. Siehe oben. Der teuerste und der vermeidbarste.
2. Reparaturen in Wartungspositionen versteckt. Fällt bei Belegeinsicht sofort auf.
3. Verwaltungskosten mit umgelegt. Klassiker bei Abrechnungen aus der eigenen Tabelle.
4. Verteilerschlüssel gewechselt, ohne dass der Mietvertrag das hergibt.
5. Zeitraum falsch abgegrenzt: Rechnungen aus dem Vorjahr, Zählerstände vom falschen Stichtag, Mieterwechsel mitten im Jahr nicht sauber getrennt.

Der praktische Teil: sammle unterjährig

Fast alle diese Fehler entstehen im Januar, wenn ein Jahr rückwirkend rekonstruiert wird. Wer die Belege über das Jahr an der richtigen Stelle ablegt und die Zählerstände zum Stichtag festhält, hat die Abrechnung an einem Nachmittag fertig — statt an einem Wochenende, an dem drei Rechnungen fehlen.

Für Zählerstände lohnt es sich besonders, die Mieter einzubinden: Ein Stand, den der Mieter selbst einträgt und der dort dokumentiert ist, wird später selten bestritten.

Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Zu Fristen, Umlagefähigkeit und Verteilerschlüsseln gibt es umfangreiche Rechtsprechung; im Zweifel lohnt der Blick in den Mietvertrag und die Beratung durch einen Fachanwalt oder einen Eigentümerverband.